Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я (далі — Методичні рекомендації), затверджені наказом Міністерства охорони здоров’я Украї-ни від 09.09.2014 № 635 (далі — Наказ № 635), значно посилюють контроль за обігом лікарських засобів та виробів медичного призначення, а також упорядковують процедуру списання лікарських засобів і медичних виробів, що цілком виправдано в період економічної кризи в країні.
Спробуємо розібратися, з якими проблемами стикнулися головні медичні сестри та заступники головного лікаря з медсестринства під час адаптації Методичних рекомендацій до організації роботи у своїх закладах охорони здоров’я.
Як адаптувати Методичні рекомендації до закладів охорони здоров’я, в яких провізори працюють з програмами складського обліку?
Як практик, я розумію, що ні Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів, ні Накладна (вимога), ні Реєстр отриманих прибуткових накладних, ні Реєстр виданих накладних (вимог), затверджені Методичними рекомендаціями, не підходять для закладів, в яких використовують програми складського обліку. Проте згідно з пунктом 6 Наказу № 635 у закладі затверджують локальний Порядок приймання, зберігання, відпуску (переміщення), списання використаних лікарських засобів та медичних виробів (далі — Порядок), враховуючи специфіку свого закладу охорони здоров’я. Тобто внутрішнім наказом затверджують схему обліку лікарських засобів та виробів медичного призначення, прийнятну для того чи того закладу.
У Методичних рекомендаціях описано отримання ліків зі складу, хоч не у всіх закладах є склад (складом може бути і кабінет головної медичної сестри, якщо там є умови для зберігання лікарських засобів та є відповідний наказ керівника закладу), а частина про облік медикаментів на постах зовсім не підходить стоматологічним закладам, де таких постів немає. Отже, у Методичних рекомендаціях передбачено різну структуру закладів охорони здоров’я (і стаціонарних, і амбулаторних закладів).
Як вести облік медичних виробів відповідно до Методичних рекомендацій?
У Наказі № 635 детально описано, що відносять до лікарських засобів та виробів медичного призначення. До переліку виробів медичного призначення ввійшло практично все, на закупівлю чого виділяють кошти із бюджету закладу охорони здоров’я (шприци, вата, марля тощо; див. Додаток 1). Проте дуже важко вести облік виробів медичного призначення у журналах за формами, затвердженими додатками 5 і 7 до Методичних рекомендацій. Тому згідно з пунктом 6 Наказу № 635 у локальному Порядку можна написати, що медичні вироби обліковують у міру їх використання. Графи Журналу обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами), де потрібно вказати прізвище та номер історії хвороби, у цьому випадку не заповнюють.
У нашому закладі охорони здоров’я облік лікарських засобів ведуть щоденно, а виробів медичного призначення — в окремих зошитах у міру їх використання. Наприклад, старша медсестра видає 100 г вати, яких за приблизними розрахунками має вистачити на 50 ін’єкцій. Інфузійні системи видаємо по 15 одиниць, а потім медсестра отримує ще.
Але в операційному відділенні вироби, що мають серію і розміри, списуємо за прізвищами та за історіями хвороби пацієнтів.
У Методичних рекомендаціях стоматологічні матеріали відносять до виробів медичного призначення, проте у стоматологічних закладах зазвичай немає листків призначень. Як вести облік?
Насамперед, потрібно розробити таку схему обліку стоматологічних матеріалів, яка буде зручною для медичного персоналу і відповідатиме специфіці закладу. Цю схему потрібно затвердити локальним Порядком. Наприклад, у картці пацієнта потрібно вести короткий щоденник, де лікар писатиме формулу (код), що відповідає наданій пацієнту медичній допомозі. Кожній формулі (коду) відповідають затверджені у закладі норми, в яких наведено перелік необхідних лікарських засобів (із дозами) та виробів медичного призначення у разі надання медичної допомоги. Зокрема, такі норми затверджують приватні компанії, що розраховують тарифи надання медичної допомоги населенню.
Зверніть увагу, що лікар має власноруч вписувати формулу (код) у картку. Якщо медична сестра видає стоматологічні матеріали, не маючи підтвердження у документації, — це грубе порушення.
Чи буде порушенням, якщо у затверджені форми документації додати декілька граф для зручності?
Ні, це не буде порушенням. Наприклад, відповідно до Порядку нашого закладу охорони здоров’я ми додали графу «Залишок кожного дня» у Журнал обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів та у Журнал обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами). До того ж ми прибрали графу «№ з/п», щоб уникнути плутанини.
Чи може головна медична сестра бути матеріально відповідальною особою, про яку йдеться у Методичних рекомендаціях?
Так, головна медсестра може бути матеріально відповідальною особою і отримувати звіти від старших медичних сестер, проте є великий ризик, що вона заплутається у даних. Тому краще, щоб старші медсестри самостійно подавали Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів до бухгалтерії, де бухгалтери зводитимуть дані у потрібному їм вигляді.
Як списувати лікарські засоби та вироби медичного призначення після надання невідкладної допомоги?
Відповідно до наказу Міністерства охорони здоров’я України «Про затвердження та впровадження медико-технологічних документів зі стандартизації екстреної медичної допомоги» від 15.01.2014 № 34 у закладах охорони здоров’я розроблюють локальні протоколи медичної допомоги. Надавши невідкладну медичну допомогу, лікар робить запис у відповідній документації. Саме на основі запису лікаря медична сестра має право списувати лікарські засоби та вироби медичного призначення.
Якщо за невідкладного стану пацієнта лікаря немає поряд, медична сестра не має права вводити лікарський засіб, проте якщо вона добре знає відповідний затверджений у закладі протокол, то може підготувати все необхідне.
Якщо у пацієнта, якому надають невідкладну допомогу, немає історії хвороби, то достатньо записати його прізвище та адресу.
Як списувати краплі згідно з Методичними рекомендаціями, наприклад Тропікамід?
Краплі треба списувати за прізвищами пацієнтів, адже це отрути. Наприклад, щодо 5%-вого Тропікаміду (Фармак), то було надіслано офіційний лист із запитанням, скільки крапель містить 1 мл лікарського засобу. Заклад отримав офіційну відповідь, що в 1 мл 5%-вого Тропікаміду міститься 33 краплі, а в 1 мл 1%-вого Тропікаміду — 34 краплі. Ці дані множимо на кількість мілілітрів у флаконі та отримуємо кількість крапель в одному флаконі.
Якщо виробник не зазначає кількість крапель в одному мілілітрі, потрібно проводити виміри. Наші медсестри виміряли, що 1 мл (наприклад очних крапель) вистачає на 4 хворих, а 25 мл корвалолу — на 5 хворих. Тому на практиці старша медична сестра дає флакон корвалолу, а медична сестра маніпуляційного кабінету потім вписує 5 прізвищ.
Як вести облік медикаментів та виробів медичного призначення, що надійшли як гуманітарна допомога?
Відповідно до Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.11.2013 № 947, бухгалтерський облік запасів, отриманих як гуманітарна допомога, ведуть бухгалтерська служба та матеріально відповідальні особи в загальному порядку, але окремо від запасів, придбаних установою за рахунок коштів загального або спеціального фондів кошторису.
Спирт обліковують разом з іншими лікарськими засобами?
Ні, потрібно послуговуватися нормами наказу Міністерства охорони здоров’я СРСР «Щодо нормативів споживання етилового спирту для закладів охорони здоров’я, освіти і соціального забезпечення» від 30.08.1991 № 245 (далі — Наказ № 245). Відповідно до пункту 1.2 цього наказу за потреби заклад охорони здоров’я має розробити та затвердити нормативи використання етилового спирту для окремих відділень, кабінетів, а також норми витрат на різноманітні медичні процедури, враховуючи види обладнання, методики лікування та обсяг роботи.
Зверніть увагу, норми використання спирту у Наказі № 245 наведено у грамах. Тому і списувати спирт потрібно у грамах, а не у мілілітрах. Також треба дуже уважно перевіряти сертифікати, адже часто змінюється сертифікат, наприклад, 96%-вого розчину етилового спирту.
Як вести облік інсуліну?
Потрібно розрахувати флакон на кількість пацієнтів, обов’язково вказати дози по кожному хворому. При цьому відкритий інсулін можна використовувати виключно протягом 24 годин. Інсулін, який додають в інфузійні системи, списують згідно з розрахунковими нормами за листками призначень.
Пам’ятайте, інсулін, що надійшов як гуманітарна допомога, обліковують окремо.
Як вести облік дезінфікуючих засобів?
Дезінфікуючі засоби потрібно обліковувати, як і раніше. Тобто у кожному закладі охорони здоров’я затверджують розрахункові норми. Надалі ведуть відповідні журнали обліку, де зазначають, який засіб було отримано від старшої медсестри, для якої процедури (наприклад миття рук), скільки мілілітрів тощо. Форма журналу обліку дезінфікуючих засобів є довільною.
Ситуація: хворий лежить у відділенні, іде на планову операцію. Старша медсестра отримує на нього медикаменти (антибіотики, інфузійні системи, шприци тощо). Як вести такий облік?
Старша медична сестра не має видавати медичним сестрам — анестезистам медикаменти та вироби медичного призначення на операцію. В операційних відділеннях мають бути свої системи, розчини тощо згідно з анестезіологічним набором. У відділенні анестезіології та інтенсивної терапії мають зберігатися всі препарати, необхідні пацієнту в першу добу після операції, за що несе відповідальність анестезіологічна служба. Коли пацієнта переводять з відділення анестезіології та інтенсивної терапії, на нього видають медикаменти згідно з листком призначень.
Проте ситуації, за яких можна передавати лікарські засоби всередині закладу охорони здоров’я, також варто прописати у локальному Порядку. Адже буває так, що в одному відділенні якогось засобу не вистачає, а в іншому — забагато. Наприклад, керівник закладу може протягом року робити внутрішні накази щодо передачі того чи того препарату в інше відділення, що має бути відображено у бухгалтерській документації.
Ви вже працюєте за локальним Порядком, розробленим відповідно до Методичних рекомендацій?
Так. Безпосередньо після затвердження локального Порядку здавалося, що працювати буде дуже складно. Проте на практиці виявилося, що нова система обліку лікарських засобів та виробів медичного призначення доволі зручна. А головне, у документації тепер відображено всі залишки, неможливо уявити, щоб щось зникло безслідно.
Пам’ятаю, раніше старші медсестри відділень віддавали ліки/вироби медичного призначення на пост. І все, вони вважалися такими, що «у використанні». У кінці місяця старша медсестра рахувала залишки з того, що залишалося в неї у шафі.
Уже потім почали вимагати, щоб сестри маніпуляційних кабінетів звітували про залишки у шафах, плюсували це до залишків у старшої медсестри відділення та подавали звіт у бухгалтерію. У нових Методичних рекомендаціях усе приблизно так само, тільки ввели графи «Фактично використано на посту» і «Фактично використано у відділенні».
Коли в кінці місяця старші медсестри отримують звіти від медичних сестер, що працюють на постах, та зазначають свої залишки, вони одразу бачать кількість фактичних залишків.
У Додатку ви можете ознайомитися з локальним наказом «Про ведення обліку лікарських засобів та виробів медичного призначення» Київського міського клінічного ендокринологічного центру.
Примітка.
Рецензентами статті є Любов ВЕРЕТА, начальник Управління — головний бухгалтер Управління бухгалтерського обліку Міністерства охорони здоров’я України, та Тамара СОХАНЬ, начальник відділу зведеної звітності та методології бухгалтерського обліку Міністерства охорони здоров’я України.
